Kako ne štampati
Mi štreberi smo možda odavno prestali da štampamo, ali postoji mnogo ljudi koji još uvek redovno štampaju e-poštu i web stranice. Pokušat ćemo vam ponuditi nekoliko savjeta koji će vas odvesti od štampača na novi način čuvanja i organiziranja informacija koji ima smisla.
- Kreirajte digitalni ormar za datoteke: Prvo, želite da odlučite gdje ćete sačuvati stvari umjesto da ih štampate. Pomaže imati jednu dosljednu lokaciju na kojoj sve spremate. Preporučili bismo neku vrstu usluge u oblaku koja se sinkronizira na svim vašim uređajima tako da im možete pristupiti na pametnim telefonima i tabletima, kao i na vašem PC-u. Mnogi ljudi koriste Evernote kao svoju arhivu za sve svoje bilješke i dokumente, ali možete se odlučiti i za spremanje na uslugu za pohranu u oblaku kao što je Dropbox, Google Drive ili Microsoft OneDrive. Ako zaista više volite lokalnu pohranu, možete spremiti svoje datoteke u jednu mapu na vašem računalu - ali svakako napravite sigurnosnu kopiju. Ovo će biti manje zgodno jer ćete morati ručno kopirati datoteke na svoje druge uređaje ako ih želite vidjeti na drugom mjestu.
- Odštampaj u PDF: Sve što biste želeli da odštampate - bilo da je to priznanica, dokument, e-pošta ili web stranica - može se odštampati u PDF fajl. Prvo, moraćete da instalirate PDF štampač na Windows računar. Zatim možete normalno proći kroz proces ispisa, odabirom virtualnog PDF pisača. Dobit ćete fajl koji možete pohraniti u nešto poput Evernotea ili Dropboxa.
- Štampanje e-pošte: E-poruke se mogu štampati u PDF formatu na isti način. Također možete pokušati da ih označite zvjezdicom (ako koristite Gmail) ili ih dodate u poseban folder ili oznaku gdje ih kasnije možete pogledati. Kasnije možete pristupiti ovim e-porukama sa bilo kog uređaja sa klijentom e-pošte - nema potrebe za štampanjem.
- Štampanje web stranica: Ako odštampate web stranice koje ćete kasnije koristiti, možete ih odštampati u PDF formatu. Možete ih i označiti kako biste ih kasnije pogledali (vaši markeri se mogu sinhronizirati na svim vašim uređajima). Ako kasnije želite da pročitate web stranicu, koristite uslugu poput Pocket ili Instapaper da kreirate listu stvari koje želite da pročitate. Usluge poput ovih uzimaju web stranicu, pretvaraju je u čitljiv članak samo za tekst, pa čak i pohranjuju van mreže na mobilnim uređajima kako biste kasnije mogli čitati web stranicu bez potrebe za štampanjem.
- Štampanje karata: Ne biste trebali štampati mape ako imate pametni telefon sa GPS-om. Ako koristite Google Maps, možete se prijaviti u aplikaciju Google Maps i pogledati listu pretraga koje ste izvršili na web stranici Google Maps na svom računaru. Možete i jednostavno odštampati kartu u PDF, naravno.
- Faksiranje dokumenata: Neki kalcificirani stari poslovi i dalje zahtijevaju faksove. Možete koristiti uslugu kao što je HelloFax za slanje faksova putem weba. HelloFax nudi pet besplatnih faksova mjesečno - ovo bi trebalo biti više nego dovoljno za kućne korisnike koji samo povremeno trebaju faksirati posao.
- Kada neko insistira na štampanim dokumentima: Nažalost, neke organizacije još uvek insistiraju na štampanim dokumentima. Ovo se jednostavno ne može zaobići. Ako neće uzeti PDF putem e-pošte, možda ćete morati odštampati.
- Šta raditi sa svojim starim papirnim dokumentima: Lakše je početi napredovati na način bez papira umjesto da odlučite metodično pretvoriti sve svoje stare papirne dokumente u digitalne verzije - to je može biti puno posla. Ipak, možete skenirati svoje stare dokumente u PDF datoteke pomoću skenera.
Korišćenje vaših digitalnih datoteka
Vaš digitalni radni prostor sada ima niz prednosti koje papir nema:
- Backup: Sigurnosna kopija vaših fajlova je napravljena ako ste ih pohranili na servis kao što je Evernote, Dropbox, Google Drive ili SkyDrive. Ako vam kuća izgori, nećete izgubiti važne dokumente.
- Traži: Možete lako pretraživati sve svoje elektronske dokumente kako biste pronašli dokumente koji su vam potrebni bez prebiranja brda papira. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, čak i Windows - svi imaju funkcije pretraživanja punog teksta.
- Pristup svuda: Vašim papirima se može pristupiti bilo gde sa računara, pametnog telefona ili tableta. Ako ste vani i trebate nešto potražiti, možete to učiniti sa svog pametnog telefona umjesto da idete kući i kopate po papirima.
- Bez nereda: Ne morate brinuti o pohranjivanju, organiziranju, pravljenju prostora i rasterećenju vaših dokumenata.
- Bez troškova štampanja: Ako ne morate da kupujete skupo mastilo, jeftine štampače i gomile papira za štampač, uštedećete novac.
Naravno, neki dokumenti mogu biti previše osjetljivi da bi bili pohranjeni na mreži. U ovakvim situacijama uvijek možete koristiti enkripciju - kreirajte šifrirani kontejner i pohranite ga u uslugu kao što je Dropbox, Google Drive ili SkyDrive. Ljudima će biti potrebna lozinka prije nego što mogu pristupiti vašim dokumentima.
