U ovom primjeru, željeli bismo da ime ostane u koloni A da bi se prezime premjestilo u kolonu B. Već imamo neke informacije u koloni B (Odjel). Dakle, prvo moramo umetnuti stupac i dati mu zaglavlje.
Sljedeće, odaberite raspon ćelija koje sadrže imena, a zatim kliknite na Podaci > Tekst u kolone
Ovo otvara čarobnjak u kojem ćete izvršiti tri koraka. Prvi korak je da odredite kako je sadržaj odvojen. Razgraničeno znači da su različiti dijelovi teksta koje želite razdvojiti odvojeni posebnim znakom kao što je razmak, zarez ili kosa crta. To je ono koje ćemo izabrati ovdje. (O opciji fiksne širine ćemo govoriti u sljedećem odjeljku.)
U drugom koraku navedite znak za razgraničenje. U našem jednostavnom primjeru podataka, ime i prezime su razgraničeni razmakom. Dakle, mi ćemo ukloniti kvačicu sa "Tab" i dodati ček na opciju "Space".
U završnom koraku možemo formatirati sadržaj. Za naš primjer, ne moramo primijeniti nikakvo formatiranje, ali možete učiniti stvari kao što su specificirati da li su podaci u tekstualnom ili formatu datuma, pa čak i postaviti ih tako da se jedan format pretvara u drugi tokom procesa.
Također ćemo ostaviti odredište kao $A$2 tako da ono odvoji ime od njegove trenutne pozicije i premjesti prezime u kolonu B.
Kada kliknemo na “Finish” u čarobnjaku, Excel razdvaja ime i prezime i sada imamo novu, potpuno popunjenu kolonu B.
Tekst u kolone sa tekstom fiksne širine
U ovom primjeru ćemo podijeliti tekst koji ima fiksnu širinu. U podacima ispod imamo šifru fakture koja uvijek počinje sa dva slova praćena promjenjivim brojem numeričkih cifara. Dvoslovni kod predstavlja klijenta, a brojčana vrijednost iza njega predstavlja broj fakture. Želimo da odvojimo prva dva znaka koda fakture od brojeva koji ga slede i te vrednosti deponujemo u kolone Klijent i Broj fakture koje smo postavili (kolone B i C). Također želimo da cijeli kod fakture ostane netaknut u koloni A.
Pošto se šifra fakture uvijek sastoji od dva znaka, ima fiksnu širinu.
Počnite odabirom raspona ćelija koje sadrže tekst koji želite podijeliti, a zatim klikom na Podaci > Tekst u kolone.
Na prvoj stranici čarobnjaka odaberite opciju “Fiksna širina” i zatim kliknite “Dalje.”
Na sljedećoj stranici, moramo odrediti poziciju(e) u koloni da podijelimo sadržaj. To možemo učiniti klikom na predviđeno područje za pregled.
Napomena: Tekst u kolonama ponekad daje predložene prekide. Ovo vam može uštedjeti vrijeme, ali pripazite na to. Prijedlozi nisu uvijek tačni.
U oblasti “Pregled podataka” kliknite na mesto gde želite da umetnete pauzu, a zatim kliknite na “Dalje.”
U završnom koraku, otkucajte ćeliju B2 (=$B$2) u okvir Odredište, a zatim kliknite na “Završi.”
Brojevi faktura su uspješno razdvojeni u kolone B i C. Originalni podaci ostaju u koloni A.
Dakle, sada smo pogledali podjelu sadržaja korištenjem razgraničenja i fiksnih širina. Također smo pogledali dijeljenje teksta na mjestu i podjelu na različita mjesta na radnom listu. Sada pogledajmo dvije dodatne posebne upotrebe teksta u kolone.
Pretvaranje američkih datuma u evropski format
Jedna fantastična upotreba Text to Columns je pretvaranje formata datuma. Na primjer, pretvaranje američkog formata datuma u evropski ili obrnuto.
Živim u UK pa kada uvozim podatke u Excel tabelu, ponekad se oni pohranjuju kao tekst. To je zato što su izvorni podaci iz SAD-a i formati datuma ne odgovaraju regionalnim postavkama konfiguriranim u mojoj instalaciji Excel-a.
Dakle, njegov tekst u kolone pomaže da se ovi pretvore. Ispod su neki datumi u američkom formatu koje moja kopija Excel-a nije razumjela.
Prvo ćemo odabrati raspon ćelija koje sadrže datume za konverziju, a zatim kliknuti na Podaci > Tekst u kolone.
Na prvoj stranici čarobnjaka, ostavit ćemo je kao razgraničenu, a u drugom koraku ćemo ukloniti sve opcije za razgraničenje jer zapravo ne želimo podijeliti bilo kakav sadržaj.
Na poslednjoj stranici izaberite opciju Datum i koristite listu da odredite format datuma podataka koje ste primili. U ovom primjeru, ja ću odabrati MDY-format koji se obično koristi u SAD-u.
Nakon klika na “Finish”, datumi su uspješno konvertovani i spremni za dalju analizu.
Pretvaranje formata međunarodnih brojeva
Pored toga što je alat za pretvaranje različitih formata datuma, Text to Columns takođe može pretvoriti međunarodne formate brojeva.
Ovdje u UK, decimalni zarez se koristi u formatima brojeva. Tako na primjer, broj 1, 064.34 je nešto više od hiljadu.
Ali u mnogim zemljama umjesto toga se koristi decimalni zarez. Dakle, Excel bi taj broj pogrešno protumačio i pohranio kao tekst. Oni bi predstavili broj kao 1.064, 34.
Srećom kada radimo sa međunarodnim formatima brojeva u Excelu, naš dobar prijatelj Text to Columns može nam pomoći u pretvaranju ovih vrijednosti.
U primjeru ispod, imam listu brojeva formatiranu decimalnim zarezom. Dakle, moje regionalne postavke u Excel-u ih nisu prepoznale.
Ovaj proces je skoro identičan onom koji smo koristili za konvertovanje datuma. Odaberite raspon vrijednosti, idite na Podaci > Tekst u kolone, odaberite opciju razgraničenja i uklonite sve znakove za razgraničenje. U završnom koraku čarobnjaka, ovaj put ćemo odabrati opciju „Općenito“, a zatim kliknuti na dugme „Napredno“.
U prozoru postavki koji se otvori, unesite znak koji želite da koristite u predviđene okvire za razdvajanje hiljada i decimalni separator. Kliknite “OK” i zatim kliknite “Finish” kada se vratite na čarobnjak.
Vrijednosti su konvertirane i sada prepoznate kao brojevi za daljnje izračunavanje i analizu.
Text to Columns je moćniji nego što ljudi misle. Njegova klasična upotreba za razdvajanje sadržaja u različite kolone je nevjerovatno korisna. Posebno kada radimo sa podacima koje primamo od drugih. Manje poznate sposobnosti za pretvaranje formata datuma i međunarodnih brojeva su magične.
